A c c e s s与字处理和电子数据表应用不同，它是一个真正的多功能的程序。尽管字处理应用 也有许多高级的能力，但其基本的用途是支持文本输入、页面布局和格式化打印。所有字处理 应用主要功能和支持特征都是围绕这一最终目标的。所有字处理操作都是在代表一张纸的视图 上执行的—其大小通常为8 1/2*11英寸。许多电子数据表应用使用行列形式来完成其所有的 功能。与之相反，A c c e s s则由许多的相关工具组成，这些工具主要用于生成、组织、分段、显 示、打印和发布数据。下面将对A c c e s s的基本功能和操作模式进行详细的描述。 3.1.1 定义 Access 功能 要想成为一个完善的关系型数据库管理系统 ( R D B M S )，一个应用必须具备以下四个基本 功能，其中每个功能都有其自己的表现形式 (或者视图)： • 数据组织 涉及表的创建和操作，其中表中包含有传统的表格格式的数据 (行列或者电子 数据表)，A c c e s s称之为“数据表”视图。 • 表链接和数据提取 用数据关系链接多个表，创建一个存储在你的计算机内存或者临时 磁盘文件中的临时表，这个临时表中包含你选择的数据。 Access 使用查询来链接表和选 择数据，并将之存储到称之为 R e c o r d s e t对象的临时表。R e c o r d s e t对象中包含有运行查询 所返回的结果数据；Recordset 对象也叫做虚拟表，因为它们存储在计算机的内存中，而 没有存储到数据库文件内。能够用关系将表链接起来的能力，是关系数据库系统区别于 简单的列表处理应用的主要方面，后者只能叫做平面文件管理器。数据提取用于限制 R e c o r d s e t s中包含的数据，使之只包含那些满足你所建立的条件的特定的数据组。表达式 被用来计算数据的值 (例如，你可以将单位价格和数量相乘而得出一个总额 ) 和显示计算 所得出的值，而不管该值是不是表中的一个字段。 • 数据输入和编辑 需要设计和实现数据浏览、输入和编辑窗体作为表格表示的替代物。 窗体是你（而不是应用）用来控制数据表现形式的。大多数用户发现窗体用于数据输入 要比表格格式的R e c o r d s e t s容易使用的多，尤其是当涉及到的字段很多的时候更是如此。 在窗体中进行数据输入是基于 intranet 和 I n t e r n e t应用的一个需求。而打印窗体的能力，第3章 Access导航 43 例如销售订单和发票，对于用户来讲是一个莫大的好处。 • 数据表示 需要创建报表对 R e c o r d s e t s存储的信息进行总结，你可以浏览、打印或者在 I n t e r n e t或者i n t r a n e t上发布这些信息(这是整个过程的最后一步 )。提供有意义的报表的能 力是任何数据库管理应用的最终目的。另外，公司的管理通常要借助于那些精心格式化 后的报表，这些报表中可以包含图表或者图形。可以使用图表和图形为那些只制定方向 性策略的官员总结和表示数据。 A c c e s s的四个基本功能都是作为视图来实现的，它们在应用结构中的组织如图 3 - 1。如果你 是在创建一个新的数据库，那么可以按一种从上到下的顺序来使用 A c c e s s的基本功能。在数据 表窗口中单击一个按钮便可以选择一个功能 (安全和打印操作除外，它们是菜单选择)。在大部 分视图中，你都可以显示“打印预览”窗口，单击工具栏的“打印预览”按钮将导致打印操作。 图3-1 Access的基本的功能和支持功能 以下五个支持功能可作用于所有的A c c e s s基本功能： • 宏 自动化重复性数据库操作的动作序列。在A c c e s s中创建宏时，可以从可用操作的列表 中选择你想让A c c e s s执行的那些动作。例如，可以使用宏打开一个报表，打印该报表，然 后关闭该报表(本节的后面将定义Access 术语中的打开和关闭)。在A c c e s s的早期版本中， 宏是自动化数据库操作的主要手段。Access 2000之所以支持宏主要是为了和早期Access 版 本所创建的数据库兼容。对于Access 2000 数据库来说，我们使用V B A来自动化数据库操作。 • 模块 以V B A程序设计语言编写的函数和过程。使用V B A函数可以进行更为复杂的计算， 而不仅仅限于那些可以很容易地由一系列传统的数学符号来表示或者包含有分支的计算。 靠编写VBA 子过程可以执行那些超出标准宏动作能力范围的操作—这也是A c c e s s抛弃 宏支持的一个原因。V B A子过程的运行是靠向某个特定的事件（例如用鼠标单击命令按 钮）上附加该子过程来实现的，该事件当一个窗体或者报表是活动对象的时候才会发生。 在Access 2000中，你还可以直接从它们的模块来执行 V B A过程。 • 安全 由可用作菜单选择的函数和通过VBA 子过程执行的函数构成。借助于多用户环境 下的安全函数，你可以让其他人员使用你的数据库。你可以对某些用户组和个人进行访 问授权，并且可以限制他们查看或者修改数据库中部分或者全部表的能力。 • 打印 你可以打印在A c c e s s运行模式中看到的几乎一切东西。从工具栏上，你可以打印 你的V B A代码，但是不能打印你编写的宏 (你可以使用文档器来打印宏的内容)。 • 数据发布 该功能大大方便了在公司的i n t r a n e t s和公共的I n t r a n e t上以World Wide We b页面 进行信息传播。Access 2000 添加了数据访问页 ( D A P )，可用之建立应用来显示和更新页 数据组织 支持功能 表 表 表 查询 窗体 报表 打印 安全 模块 宏 下载面中的数据。该页面中的数据充分利用了动态H T M L ( D H T M L )和可扩展标记语言( X M L )。 A c c e s s中所使用的术语“打开”和“关闭”与其在其他 Wi n d o w s应用的用法基本相同，但 是通常涉及到不止一个基本功能： • 打开数据库 等于使其内容可以通过“数据库”窗口供应用使用。在普通的 A c c e s s使用 中，你可以一次只打开一个数据库。如果编写 V B A代码便可以同时处理多个数据库中的 表。你可以靠从其他数据库链接（ Access 2000称为“附加”的术语）表来获得与打开多 个A c c e s s数据库同样的效果。 • 打开表 即显示其内容的“数据表”视图。 • 打开查询 打开所涉及到的表，但是并不显示它们。 A c c e s s在这些表上运行查询，创建 表格格式的R e c o r d s e t。如果该R e c o r d s e t是可以更改的话，对R e c o r d s e t中数据所作的改变 将引起该查询所牵涉到的表中数据作同样的改变。 • 打开窗体或者报表 自动地打开它所附带的表或者查询。窗体和报表通常都附带有查询， 但是查询还可以使用一个单独的表。 • 关闭查询 将关闭其附带的表。 • 关闭窗体或者报表 将关闭与之相关的查询和表。 3.1.2 定义Access操作模式 A c c e s s具有三个基本操作模式： • 启动模式 使你能够压缩、转换、加密、解密、修复数据库，只需在打开一个数据库之 前从“工具”菜单的“数据库实用工具”和“安全”子菜单中选择相应的菜单命令即可。 这些命令的部分命令在本章的后面将进行讨论，它们只在你没有打开任何一个数据库时 才是可用的。 • “设计”模式 使你能够创建和查询表和查询的结构，开发窗体显示和编辑你的数据， 格式化报表打印。A c c e s s称设计模式为“设计”视图。 • 运行模式 在单个文档窗口（默认的模式）中显示表、窗体和报表设计。执行宏时可以 选择其中的一个，然后选择运行模式。运行模式并不适用于 V B A模块，因为函数的执行 基本上是作为查询、窗体和报表的元素来执行的。模块中的过程可以由宏命令或者直接 从窗体和报表的事件中来执行。表和查询的运行模式被称为“数据表”视图，窗体的运 行模式被称为“窗体”视图，数据访问页 ( D A P )的运行模式称为“页”视图，而报表的 运行模式称为“打印预览”。 可以通过选择数据表中的命令按钮，工具栏上的按钮或者从“视图”菜单中选择命令来选 择设计或者运行模式。 提示 改变A c c e s s用于显示和打印表、查询、窗体和报表的默认条件时，从“工具”菜单中选择 “选项”。在本章后面“设置默认的选项”一节中将描述应用到整个A c c e s s的选项和那些只应用到 表的选项。
